Wenn eine Abmahnung wegen einer Urheberrechtsverletzung eingegangen ist, besteht dringender Handlungsbedarf. Neben den Geldforderungen müssen die Forderungen zur  Entfernung umgehend befolgt werden.

Um in diesen Fällen die Datei aus der Dateiliste entfernen zu können, muss diese aus der Dateiliste gelöscht werden.

Das kann jedoch nur erfolgen,  wenn die Datei nicht in einem Inhaltselement verwendet wird. Ist das der Fall, muss die Datei in dem entsprechenden Inhaltselement zunächst entfernt werden.

Um zu erkennen, in welchen Inhaltselementen eine Datei verwendet wird, werden dem Redakteur in der Dateiliste bei der jeweiligen Datei Bearbeitungs-Tools zur Verfügung gestellt. Über die Zahl in der Spalte "Ref", am rechten Rand, erhält der Redakteur alle möglichen Informationen zu der Datei. Am unteren Rand werden die Referenzierungen angezeigt, sprich, in welchen Inhaltselementen die Datei verwendet wird.

Über den Stift am rechten Rand der Referenzierung kann das entsprechende Inhaltselement aufgerufen werden und die Datei darin gelöscht oder ersetzt werden.

Soweit so gut. Es kann es aber nun vorkommen, dass eine Referenzierung angezeigt wird, aber in dem angegebenen Inhaltselement ist die Datei nicht zu finden. Was ist der Grund dafür?

Der Grund liegt darin, dass zunächst ein Inhaltselement-Typ ausgewählt wurde, z. B. "Text & Bilder", und dort eine Datei im Bereich "Medien" eingebunden wurde.

Einen bestimmten Grund entscheidet sich der Redakteur das Inhaltselement zu wechseln, da zum Beispiel in "Text & Bilder" kein Video eingebunden werden kann. Das geht nur mit dem Inhaltselement "Text & Medien". Wenn jetzt das Inhaltselement gewechselt wird und die bereits eingebundene Datei nicht gelöscht wird, bleibt die Datei unsichtbar mit dem vorherigen Inhaltselement-Typ verbunden.

Diesen Schritt, der zwar möglich ist, aber tunlichst unterlassen werden sollte, ist im Nachgang nur noch schwer nachzuvollziehen. Es bleibt in einem solchen Fall nur die komplette Löschung des Inhaltselementes.